POLITYKA PRYWATNOŚCI FUNDACJI KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH (DALEJ: ADO) Fundacja imienia Stefana Artwińskiego (25-516) przy ulicy Al. IX Wieków Kielc 8/18, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000725752, posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP 9592005762, REGON 369852094. Oznacza to, że decydujemy jak i w jakich celach Twoje dane osobowe, które nam przekazałeś, są przetwarzane. Chcemy, abyś wiedział, że dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane osobowe były bezpieczne. Nie udostępniamy odpłatnie powierzonych nam danych osobowych. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, skontaktuj się z nami wykorzystując poniższe dane kontaktowe: Fundacja imienia Stefana Artwińskiego Al. IX Wieków Kielc 8/18, 25-516 Kielce e-mail: fundacja.artwinskiego@gmail.com ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ZAPYTANIA PRZEZ STRONĘ Cel przetwarzania Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu obsługi dokonanego przez Ciebie zapytania oraz udzielenia na nie należytej odpowiedzi. Dotyczy to zarówno zgłoszeń przez formularz kontaktowy udostępniony pod adresem: http://www.artwinski.org.pl/ , jak również poprzez adresy mailowe na domenie @artwinski.org.pl oraz przez profil www.facebook.com/FundacjaArtwinskiego/ Okres przetwarzania Twoje dane osobowe będą przez nas usuwane po udzieleniu odpowiedzi na zadane przez Ciebie pytanie, a w przypadku braku dalszego kontaktu z Twojej strony, w związku z udzieloną odpowiedzią, po okresie 2 tygodni od udzielenia przez nas odpowiedzi na Twoje pytanie. Podstawa prawna Niezbędność wykonania umowy o świadczenie usług zgodnie z Regulaminem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Kategorie odbiorców Twoich danych osobowych a) Podmioty zapewniające obsługę i bezpieczeństwo Strony Korzystamy z usług podmiotów, które zapewniają profesjonalne działanie Strony oraz bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. W celu zagwarantowania odpowiedniej jakości tych usług podmioty te przetwarzają adresy IP osób, które odwiedzają naszą Stronę. b) Dostawcy usług IT Korzystamy z usług podmiotów, które profesjonalnie zajmują się świadczeniem usług IT. Zależy nam na tym, aby Twoje dane osobowe były bezpieczne, aktualne oraz aby zapewniona została ich poufność. PODMIOTY WSPÓŁPRACUJĄCE/KONTRAHENCI Cel przetwarzania Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu wykonania wiążącej nas umowy lub realizacji łączącej nas współpracy. Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu wypełnienia przez nas obowiązku prawnego przechowywania dokumentacji księgowej, w postaci faktur VAT lub innej wymaganej przepisami. Obowiązek ten nakłada na nas obowiązująca ustawa o rachunkowości. Okres przetwarzania Przetwarzamy Twoje dane osobowe w tym celu do momentu rozwiązania łączącej nas umowy, rozliczenia wzajemnych zobowiązań oraz przez okres przedawnienia właściwy dla rodzaju zawartej umowy. Przetwarzamy Twoje dane osobowe w tym celu przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym dokumentacja taka została utworzona. Podstawa prawna Niezbędność do wykonania umowy lub realizacji naszej współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązku prawnego (art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Kategorie odbiorców Twoich danych osobowych a) Podmioty świadczące obsługę rachunkową Korzystamy z usług podmiotów zapewniających profesjonalną obsługę rachunkową i rozliczeniową. b) Dostawcy usług IT Korzystamy z usług podmiotów, które profesjonalnie zajmują się świadczeniem usług IT. Zależy nam na tym, aby Twoje dane osobowe były bezpieczne, aktualne oraz aby zapewniona została ich poufność. c) Podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską Korzystamy z usług podmiotów, które profesjonalnie zajmują się świadczeniem usług pocztowych lub kurierskich. d) Właściwe organy administracji publicznej Odbiorcami Twoich danych osobowych będą także właściwe organy administracji publicznej, w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej. e) Ministerstwo Spraw Zagranicznych W ramach sprawozdawczości, przekazujemy dane osobowe do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, jako podmiotu zlecającego wykonanie zadania publicznego tj. prowadzenia Regionalnego Ośrodka Debaty Międzynarodowej w Kielcach. OSOBY ODWIEDZAJĄCE BIURO Cel przetwarzania Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji i dokumentów, naszych pracowników oraz gości, a także ograniczenia wizyt tzw. osób niepożądanych, w związku z Twoimi odwiedzinami naszego biura. Okres przetwarzania Przetwarzamy Twoje dane osobowe w tym celu wyłącznie przez okres niezbędny do zapewnienia ww. bezpieczeństwa, nie dłużej jednak niż 1 rok od odwiedzin naszego biura lub do momentu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych i uznania przez nas jego zasadności. Podstawa prawna Nasz uzasadniony interes, w postaci ochrony informacji, dokumentacji oraz bezpieczeństwa naszych pracowników i gości, znajdujących się w naszym biurze (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). UCZESTNICY WARSZTATÓW, KONFERENCJI I INNYCH EVENTÓW Cel przetwarzania Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu umożliwienia Ci wzięcia udziału w organizowanych przez nas warsztatach, konferencjach oraz innych eventach związanych z naszymi celami, zgodnie z Twoim zgłoszeniem. Okres przetwarzania Przetwarzamy Twoje dane osobowe w tym celu wyłącznie przez okres niezbędny do zapewniania Ci udziału w warsztatach oraz czas ich trwania. Podstawa prawna Niezbędność wykonania umowy o świadczenie usług zgodnie z Regulaminem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). OSOBY, KTÓRE WYRAZIŁY ZGODĘ NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU Cel przetwarzania Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu promowania naszej działalności. Okres przetwarzania Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane nie dłużej niż przez okres trwania kampanii lub innej inicjatywy promującej naszą działalność, związanej z wykorzystywaniem przez nas Twojego wizerunku, nie dłużej jednak niż do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie tych danych. Podstawa prawna Dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). OSOBY OBSERWUJĄCE KONTA NA SOCIAL MEDIACH Cel przetwarzania Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu umożliwienia Ci obserwowania naszych kont (fanpage) na różnych serwisach i platformach internetowych tj. Facebook, Twitter. Okres przetwarzania Przetwarzamy Twoje dane osobowe w tym celu tak długo jak śledzisz nasze konta na social mediach lub do momentu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu i uznania przez nas jego zasadności. Podstawa prawna Nasz uzasadniony interes w postaci umożliwienia Ci śledzenia informacji o naszych nowych inicjatywach i aktywnościach oraz komunikacji z nami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Kategorie odbiorców Twoich danych osobowych a) Dostawcy usług IT Korzystamy z usług podmiotów, które profesjonalnie zajmują się świadczeniem usług IT. Zależy nam na tym, aby Twoje dane osobowe były bezpieczne, aktualne oraz aby zapewniona została ich poufność. b) Administratorzy portali internetowych (social media) W związku z korzystaniem przez administratorów serwisów social mediów jak Facebook, Youtube, Twitter czy Google, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane właścicielom tych portali, zgodnie z warunkami korzystania z tych serwisów. c) Podmioty świadczące usługi z zakresu marketingu Korzystamy z usług podmiotów, które profesjonalnie zajmują się prowadzeniem i wsparciem prowadzonych przez nas kont w serwisach dostawców mediów społecznościowych. d) Narodowy Instytut Wolności W ramach sprawozdawczości, przekazujemy dane osobowe do Narodowego Instytutu Wolności, jako podmiotu zlecającego wykonanie zadania publicznego tj. prowadzenia Kieleckiego Centrum Debaty Publicznej w Kielcach. INFORMACJE O NASZYCH NOWYCH INICJATYWACH I AKTYWNOŚCIACH Cel przetwarzania Jeśli kiedykolwiek zgodzisz się na otrzymywanie od nas informacji o naszych nowych inicjatywach, aktywnościach na podany przez Ciebie adres e-mail będziemy przetwarzać takie Twoje dane osobowe jak: imię, nazwisko, adres e-mail w celu wysyłania Ci ww. informacji. Okres przetwarzania Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w tym celu tak długo jak długo nie poinformujesz nas o cofnięciu swojej zgody na otrzymywanie od nas tych informacji Podstawa prawna Dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). JAKIE SĄ TWOJE PRAWA Z ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM TWOICH DANYCH OSOBOWYCH? Zapewniamy realizację Twoich uprawnień wskazanych poniżej. Możesz realizować swoje prawa przez zgłoszenie swojego żądania za pomocą wskazanych przez nas danych kontaktowych. Prawo do cofnięcia zgody Masz prawo do cofnięcia każdej zgody, jakiej nam udzieliłeś na przetwarzanie Twoich danych osobowych, w każdym czasie. Cofnięcie Twojej zgody ma skutek od momentu jej wycofania. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez nas zgodnie z prawem przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody nie pociąga za sobą dla Ciebie żadnych negatywnych konsekwencji. Może jednak uniemożliwić dalsze wykonywanie przez nas naszych działań na Twoją rzecz lub korzystanie z naszych funkcjonalności, które zgodnie z prawem możemy świadczyć jedynie za Twoją zgodą. Podstawa prawna: art. 7 ust. 3 RODO. Prawo do sprzeciwu wobec wykorzystania danych osobowych Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, jeżeli przetwarzamy je w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, np. w związku z przesyłaniem Ci informacji o naszych nowych aktywnościach oraz inicjatywach. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny i nie będziemy mieli innej podstawy prawnej do przetwarzania Twoich danych osobowych, usuniemy Twoje dane, wobec wykorzystania których wniosłeś sprzeciw. Podstawa prawna: art. 21 RODO. Prawo do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) Masz ma prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych Twoich danych osobowych. Pomimo żądania usunięcia Twoich danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, możemy zachować pewne dane osobowe w zakresie niezbędnym do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko oraz informacje o wyrażonych przez Ciebie zgodach lub historii aktywności, które to dane zachowujemy dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych w związku z łączącym nas stosunkiem prawnym. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w tym celu przez okres 10 lat od zakończenia łączącego nas stosunku prawnego. Podstawą prawną przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych w tym celu jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podstawa prawna: art. 17 RODO. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych Masz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Jeżeli zgłosisz takie żądanie, do czasu jego rozpatrzenia uniemożliwimy Ci korzystanie z określonych funkcjonalności lub usług, z których korzystanie będzie się wiązało z przetwarzaniem danych objętych żądaniem. Nie będziemy też do Ciebie wysłać żadnych komunikatów. Podstawa prawna: art. 18 RODO. Prawo dostępu do danych osobowych Masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, masz prawo: a) uzyskać dostęp do swoich danych osobowych; b) uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania Twoich danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Ci na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską; c) uzyskać kopię swoich danych osobowych. Podstawa prawna: art. 15 RODO. Prawo do sprostowania danych osobowych Masz prawo do żądania od nas sprostowania Twoich danych osobowych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym oraz ich uzupełnienia (jeżeli są niekompletne). Podstawa prawna: art. 16 RODO. Prawo do przenoszenia danych osobowych Masz prawo otrzymać swoje dane osobowe, które nam dostarczyłeś, a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych, np. do innej organizacji pożytku publicznego. Masz również prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. Podstawa prawna: art. 20 RODO. Prawo do wniesienia skargi Możesz zgłaszać do nas skargi, zapytania i wnioski dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci uprawnień. Jeżeli uważasz, że Twoje prawo do ochrony danych osobowych lub inne prawa przyznane Ci na mocy RODO zostały naruszone, masz prawo do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (w przyszłości Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podstawa prawna: art. 13 ust. 2 lit. d) RODO. CZY PODANIE TWOICH DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE? Podanie przez Ciebie Twoich danych osobowych nie jest obowiązkowe. Jest jednak konieczne celem udzielenia odpowiedzi na zarejestrowane pytania (z któregokolwiek kanału komunikacji) jak również w celu realizacji możliwości informowania o naszych inicjatywach. Bez udzielenia przez Ciebie zgody na otrzymywanie informacji o naszych inicjatywach i propozycjach wsparcia na podany przez Ciebie adres e-mail, nie będziemy mogli przesyłać Ci takich informacji. CZY TWOJE DANE OSOBOWE BĘDĄ UDOSTĘPNIANE DO KRAJÓW SPOZA EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO? Twoje dane osobowe udostępniamy tylko podmiotom z obszaru Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz, w przypadku odwiedzania Strony, tylko podmiotom, które przystąpiły do Porozumienia w sprawie Tarczy Prywatności UE-USA i posiadają stosowny certyfikat przystąpienia. O tych podmiotach informujemy Cię w części 7 Polityki Prywatności. Więcej informacji na temat programu Tarczy Prywatności można znaleźć na stronie www.privacyshield.gov. KLAUZULA INFORMACYJNA Stosownie do potrzeb możemy zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach poinformujemy Cię poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na Stronie, a w przypadku istotnych zmian możemy wysłać Ci także odrębne powiadomienia na wskazany przez Ciebie adres e-mail.